股票开户年龄要求集智股份:内部控制自我评价报告

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  杭州集智机电股份有限公司

  内部控制自我评价报告

  杭州集智机电股份有限公司全体股东:

  根据财政部、证监会等部门联合发布的《企业内部控制股票开户年龄要求基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称企业内部控制体系),结合本公司(以下简称公司)内部控制制度和评价方法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司截止至2017年12月31日(内部控制评价报告基准日)的内部控制建立的合理性、完整性和实施的有效性进行了评价,并就内部控制设计和运行中存在的缺陷进行了认定。现将公司截至2017年12月31日与公司财务报表相关的内部控制自我评价情况报告如下:

  一、重要声明

  内部控制是由企业董股票开户年龄要求事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。

  在公司治理层的监督下,按照企业内部控制规范体系的规定,设计、实施和维护有效的内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是本公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带责任。

  建立与实施内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策或程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效

  性具有一定的风险。

  二、内部控制评价工作组织情况

  内部控制评价工作由公司董事会及其下设的审计委员会领导,组成以审计部门为主导多部门参与的评价小组,对纳入评价范围的主要风险领域和单位进行评价。

  (一)评价程序:成立评价小组,制定评价方案;现场检查;评价小组研究认定内部控制缺陷;整改方案进行讨论和审核;按照规定权限和程序报董事会审议批准。

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  (二)评价方法:组成评价小组综合运用个别访谈、调查问卷、专题讨论、穿行测试、统计

  抽样、比较分析等多种方法,广泛收集本公司内部控制设计和有效运行的证据,研究认定内部控制设计缺陷和运行缺陷。

  三、内部控制评价范围

  公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。纳入评价范围的主要单位包括:杭州集智机电股份有限公司、子公司杭州新集智机电有限公司和上海衡望智能科技有限公司。纳入合并范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的100%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入的100%。

  纳入评价范围的主要业务和事项包括:公司层面的公司治理、组织架构、发展战略、企业文化、信息披露、信息系统、内部审计;业务层面的人力资源、财务报告、销售业务、采购业务、资金管理、资产管理、合同管理、工程管理、担保业务、研究与开发、关联交易、对子公司的管控等。

  重点关注的高风险领域主要包括销售业务、采购业务、资金管理、资产管理、合同管理和对子公司的管控。

  上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。

  (一)治理结构

  公司按照《公司法》、《证券法》和《公司章程》等法律和相关规定建立了规范的法人治理结构和议事规则,明确决策、执行、监督等方面的职责权限,形成科学有效的职责分工和制衡机制。

  (1)股东大会是公司最高权力机构,制定了《股东大会议事规则》,对股东大会的性质、职权及股东大会的召集与通知、提案、表决、决议等工作程序作出了明确规定。该规则的制定并有效执行,保证了股东大会依法行使重大事项的决策权,有利于保障股东的合法权益。

  (2)董事会是公司的常设决策机构,向股东大会负责,对公司经营活动中的重大决策问题

  进行审议并做出决定,或提交股东大会审议公司。董事由股东大会选举产生,董事长由董事会选举产生。董事会由8名董事组成,设董事长1人,副董事长1人,其中独立董事3名。下设战略委员会、审计委员会、薪酬与考核委员会、提名委员会四个专门委员会和董事会办公室;专门委员会均由公司董事、独立董事担任。公司制定了《董事会议事规则》、《独立董事工作细则》、《董事会战略委员会实施细则》、《董事会审计委员会实施细则》、《董事会薪酬与考核委员会实

  第 5页 共 12 页施细则》、《董事会提名委员会实施细则》,规定了董事的选聘程序、董事的义务、董事会的构成和职责、董事会议事规则、独立董事工作程序、各专门委员会的构成和职责等。这些制度的制定并有效执行,能保证专门委员会有效履行职责,为董事会科学决策提供帮助。

  (3)监事会是公司的监督机构,负责对公司董事、经理的行为及公司财务进行监督。公司监事会由3名监事组成,其中1名为职工代表,由职工代表大会选举产生。公司制定了《监事会议事规则》,对监事职责、监事会职权、监事会的召集与通知、决议等作了明确规定。该规则的制定并有效执行,有利于充分发挥监事会的监督作用,保障股东利益、公司利益及员工合法利益不受侵犯。

  (4)总经理全面负责公司的日常经营管理活动,组织实施董事会的决议。公司制定了《总经理工作细则》,规定了总经理职责、总经理办公会议及生产调度会议、总经理报告制度、监督制度等内容。这些制度的制定并有效执行,确保了董事会的各项决策得以有效实施,提高了公司的经营管理水平与风险防范能力。

  (二)内部组织结构

  公司设置的内部机构有:综合办公室、财务部、内审部、证券事务部、市场营销部、供应部、研发部、生产部、质检部、维护部。通过合理划分各部门职责及岗位职责,并贯彻不相容职务相分离的原则,使各部门之间形成分工明确、相互配合、相互制衡的机制,确保了公司生产经营活动的有序健康运行保障了控制目标的实现。

  (三)发展战略

  公司已成功登陆资本市场,借助资本市场的力量整合现有的产业加快企业和行业协同发展是公司更好的选择路径,也是“中国制造2025”国家战略鼓励的方向。作为目前国内平衡行业的首家上市公司,有责任也有义务促进国内平衡行业向更高水平发展。公司将积极稳健地推进并购投资,迈出登陆资本市场后战略布局的第一步,借助资本市场的力量整合现有的产业加快企业和行业协同发展,为公司营造新的利润增长点。

  (四)企业文化

  本公司秉承“集智、创新、奉献与共享”的企业精神,营造尊重人才,尊重知识,尊重劳动的文化氛围;实现优秀员工、优质产品、优异效益的管理目标;让我们的员工、客户与企业协同创造价股票开户年龄要求值,共同分享价值。公司十分重视加强文化建设,培育积极向上的价值观和社会责任感,倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作情神,树立现代管理理念,强化风险意识。董事、监事、经理及其他高级管理人员应当在企业文化建设中发挥主导作用。企业员工应当遵守员工行为守则,认真履行岗位职责。

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  (五)信息披露

  公司不断完善信息披露制度,建立了《信息披露事务管理制度》、《重大信息内部报告制度》、《内幕信息知情人管理制度》等规定,严格按照法律、法规和《公司章程》规定的信息披露的内容和格式要求,真实、准确、完整、及时报送及披露信息。公司负责信息披露及协调投资者关系的部门是董事会办公室,公司信息披露的负责人为董事会秘书。

  公司本报告期十分重视内部信息管理,在全面梳理内部信息传递过程中的薄弱环节后,建立了较为科学的内部信息传递机制,明确了内部信息传递的内容、保密要求和密级分类、传递方式、传递范围以及管理层级的职责权限等,以便及时、准确、完整、真实地收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在公司内部、公司与外部之间进行有效沟通,以促进内部报告的有效利用,充分发挥内部报告的作用,保证信息系统长期稳定、安全、高效运行。

  (六)信息与沟通

  公司投入力量进行了内部网站的策划运作,以邮件系统为切入点,利用ERP等现代化信息平台,使得各部门以及员工与管理层之间信息传递更迅速有效、快捷顺畅。同时,公司在信息化建设中实施了内网邮箱和外部网站的物理隔离,确保了信息安全。

  公司已建立反舞弊机制,明确反舞弊工作的重点领域、关键环节和有关机构在反舞弊工作中的职责权限,规范舞弊案件的举报、调查、处理、报告和补救程序。建立了举报投诉制度和举报人保护制度,设置举报专线,明确举报投诉处理程序、办理时限和办结要求,确保举报、投诉成为企业有效掌握信息的重要途径。举报投诉制度和举报人保护制度已及时传达至全体员工。

  (七)内部审计机构设立情况

  公司董事会下设审计委员会,根据《审计委员会工作制度》、《董事会审计委员会年报工作规程》等规定,负责公司内、外部审计的沟通、监督和核查工作。审计委员会由 3 名董事组成,独立董事 2名,其中有 1 名独立董事为会计专业人士,且担任委员会召集人。审计委员会下设内审部,具备独立开展审计工作的专业能力。公司已建立内部控制监督制度,明确内部审计机构和其他内部机构在内部监督中的职责权限,规范了内部监督的程序、方法、要求以及日常监督和专项监督的范围、频率。对监督过程中发现的内部控制缺陷,能及时分析缺陷的性质和产生的原因,提出整改方案,并采取适当的形式及时向董事会、监事会或者管理层报告。

  (八)人力资源政策

  公司制定了有利于企业可持续发展的人力资源政策,包括:员工的聘用、培训、辞退与辞职;员工的薪酬、考核、晋升与奖惩;关键岗位员工的强制休假制度和定期岗位轮换制度;掌

  第 7页 共 12 页握国家秘密或重要商业秘密的员工离岗的限制性规定等。

  同时,公司非常重视员工素质,将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准。公司年末共有 206 名员工,其中本科生及以上学历 93 人,大专生 53 人。与浙江大学等院校建立了合作伙伴关系,引进人才,增强企业实力。公司还根据实际工作的需要,针对不同岗位展开多种形式的后续培训教育,使员工们都能胜任其工作岗位,不断提升人力资源对于企业战略的支持力。

  (九)财务报告公司按照会计法、企业会计准则、税法等有关法律法规的规定,建立了较为完善的《财务管理制度》。公司设置了独立的会计机构,在财务管理和会计核算方面均设置了较为合理的岗位,制定了相应的岗位工作说明书,并配备了足够的专职人员以保证财务工作的顺利进行。

  会计机构人员分工明确,实行岗位责任制,各岗位能够起到互相牵制的作用,批准、执行和记录职能分开。

  (十)资金营运管理制度

  1.全面预算管理

  公司已实施全面预算管理制度,制定了《预算实施细则》及《财务签批管理制度》,建立了预算的编制、审定、变更、执行和考核评价等主要控制流程,各控制流程建立了严格的授权审核程序,强化预算约束。

  2.货币资金管理

  公司已对货币资金的收支和保管业务建立了较严格的授权批准程序,办理货币资金业务的不相容岗位已作分离,相关机构和人员存在相互制约关系。公司已按国务院《现金管理暂行条例》,明确了现金的使用范围及办理现金收支业务时应遵守的规定,并结合实际情况,明确了现金的使用范围和转账结算程序等。已按中国人民银行《支付结算办法》及有关规定制定了银行存款的结算程序。公司没有影响货币资金安全的重大缺陷。

  3.募集资金使用管理募集资金到位后公司根据证监会有关规定修订了《杭州集智机电股份有限公司募集资金管理制度》,以规范对募集资金的管理。公司严格按照制度对募集资金实行专户管理,实现募集资金使用的有效控制。使用均严格履行审批和决策手续,公司不存在变相变更募集资金用途等违规使用募集资金的情况。

  (十一)资产管理

  公司建立了存货出入库、仓储保管、盘点、跌价准备等管理控制流程;建立了固定资产取

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  得、转让、折旧计提、后续支出、固定资产清查、处置、减值等相关控制流程;建立了无形资产取得、无形资产摊销、无形资产减值准备等相关控制流程。公司已建立财产日常管理制度和定期清查制度,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对、限制接触和处置等措施,确保财产安全。对相关岗位明确了各自责任及相互制约的措施,保证资产实物管理、会计处理不相容职责进行分离,各控制环节建立了严格的管理制度和审核程序。公司在资产运行和管理方面没有重大缺陷。

  (十二)采购和付款业务

  公司制定了《采购与付款循环内控制度》、《供方评审程序》、《采购部货物接收作业指导书》等采购制度,在采购计划和实施管理、供应商管理和付款结算等方面进行了明确的规定,公司已较合理地规划和设立了采购与付款业务的机构和岗位。明确了存货的请购、审批、采购、验收程序,特别对委托加工物资加强了管理。应付账款和预付账款的支付必须在相关手续齐备后才能办理。公司在采购与付款的控制方面没有重大缺陷。

  (十三)生产流程与成本控制

  1.生产和质量管理

  公司已建立了严格生产工艺流程及质量管理体系,能严格按照设备生产企业的相关规定进行生产和质量控制。公司在生产和质量管理方面没有重大缺陷。

  2.成本费用管理

  公司已建立了成本费用控制系统及全面的预算体系,能做好成本费用管理和预算的各项基础工作,明确了费用的开支标准。公司在成本费用管理方面无重大缺陷。

  3.存货与仓储管理

  公司已建立了实物资产管理的岗位责任制度,能对实物资产的验收入库、领用发出、保管及处置等关键环节进行控制,采取了职责分工、实物定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,能够较有效地防止各种实物资产的被盗、偷拿、毁损和重大流失。公司在存货与仓储管理方面没有重大缺陷。

  (十四)销售和收款业务

  公司按照国家相关法律法规的规定,制订了《销售部门管理制度》、《合同管理作业指导书》、《机器设备验收管理制度(试行)》及《印章使用管理制度》等管理制度,分别对合同签订、合同评审、合同履行、合同纠纷等内容进行了描述,规范了合同审批、文本签订、合同评审、合同履行情况的检查和纠纷处理等合同管理全过程。

  公司已制定了比较可行的销售政策,已对定价原则、信用标准和条件、收款方式以及涉及

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  销售业务的机构和人员的职责权限等相关内容作了明确规定。实行催款回笼责任制,对账款回收的管理力度较强,公司将收款责任落实到销售部门,并将销售货款回收率列作主要考核指标

  之一。公司在销售和收款的控制方面没有重大缺陷。

  (十五)工程管理

  公司已建立和完善工程项目各项管理制度,全面梳理各个环节可能存在的风险点,规范工程投标、深化设计、现场施工管理、验收等环节的工作流程,明确相关部门和岗位的职责权限,强化工程建设全过程的监控,确保工程项目的质量、进度和资金安全。

  (十六)研究与开发

  公司制定了《专利管理制度》等技术研究、设计与开发方面的制度,对研发项目立项与审批、研发项目管理、研发项目验收等过程进行全面控制。

  (十七)对外投资管理

  为严格控制投资风险,公司建立了较科学的对外投资决策程序,建立《对外投资管理制度》,实行重大投资决策的责任制度。对投资项目的立项、评估、决策、实施、管理、收益、投资处置等环节的管理较强。公司没有严重偏离公司投资政策和程序的行为。公司在对外投资管理方面没有重大缺陷。

  (十八)关联交易管理

  公司已建立《关联交易管理制度》等相关制度,并能遵循平等、自愿、等价、有偿和公平、公正、公开的原则以确保关联交易行为不损害公司和全体股东的利益。公司在关联交易决策的控制方面不存在重大缺陷。公司在关联交易管理方面没有重大缺陷。

  (十九)对外担保管理

  公司已建立《对外担保管理制度》等相关制度,能够较严格地控制担保行为,建立了担保决策程度和责任制度,对担保原则、担保标准和条件、担保责任等相关内容已作了明确规定,对担保合同订立的管理较为严格,能够及时了解和掌握被担保人的经营和财务状况,以防范潜在的风险,避免和减少可能发生的损失。公司在对外担保管理方面没有重大缺陷。

  (二十)对子公司的管控

  公司制定了《子公司管理制度》,对子公司进行检查,监督,及时准确完整的了解子公司的经营业绩、财务状况和经营前景等信息。公司在子公司管控方面不存在重大缺陷。

  四、内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准公司依据企业内部控制规范体系及公司内部控制评价方法规定的程序组织开展内部控制评价工作。

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  公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用本公司的内部控制缺陷具体认定标准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:

  (一)财务报告内部控制缺陷认定标准公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性评价标准定性标准,指涉及业务性质的严重程度,根据其直接或潜在负面影响的性质、范围等因素确定。公司在进行内部控制自我评价时,对可能存在的内部控制缺陷定性标准如下:

  财务报告重大缺陷的迹象包括:公司董事、监事和高级管理人员的舞弊行为、公司更正已公布的财务报告、注册会计师发现的却未被公司内部控制识别的当期财务报告中的重大错报、审计委员会和审计部对公司的对外财务报告和财务报告内部控制监督无效;

  财务报告重要缺陷的迹象包括:未建立反舞弊程序和控制措施、对于非常规或特殊交易的账务处理没有建立相应的控制机制或没有实施且没有相应的补偿性控制、对于期末财务报告过程的控制存在一项或多项缺陷且不能合理保证编制的财务报表达到真实、准确的目标;

  一般缺陷是指除上述重大缺陷、重要缺陷之外的其他控制缺陷。

  (二)非财务报告内部控制缺陷认定标准公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准

  重大缺陷迹象:公司决策程序不科学导致重大决策失败;违犯国家法律、法规;重大偏离预算;制度缺失导致系统性失效;前期重大缺陷或重要缺陷未得到整改;管理人员和技术人员流失严重;媒体负面新闻频现;其他对公司负面影响重大的情形。

  重要缺陷迹象:公司决策程序不科学对公司经营产生中度影响;违犯行业规范,受到政府部门或监管机构处罚;部分偏离预算;重要制度不完善,导致系统性运行障碍;前期重要缺陷不能得到整改;公司关键岗位业务人员流失严重;媒体负面新闻对公司产生中度负面影响;其他对公司负面影响重要的情形。

  一般缺陷迹象:除上述重大缺陷、重要缺陷之外的其他控制缺陷。

  五、内部控制缺陷认定及其整改措施

  (一)财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

  根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。

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  (二)非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况报告期,公司募投项目厂房大楼建设完工,在将“集智研发中心建设项目”专户资金划转入子公司杭州新集智机电有限公司“集智生产基地建设项目”专户时,误转入子公司杭州新集智机电有限公司的基本户,后及时转回专户,根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,该事项属于其他内部控制缺陷,公司已安排研究制定整改方案和计划,并及时跟进和监督整改落实情况。

  根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。

  六、内部控制评价结论

  根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已经按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。

  根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。

  自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。

  七、其他内部控制相关重大事项说明报告期内,公司不存在其他可能对投资者理解内部控制评价报告、评价内部控制情况或进行投资决策产生重大影响的其他内部控制信息。

  杭州集智机电股份有限公司董事会

  2018年4月18日
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